Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28, 29 DSGVO

Präambel

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag gilt für alle zwischen dealerdesk GmbH, Röntgenstraße 22, 22335 Hamburg („Auftragnehmer“) und seinen Kunden („Auftraggeber“) zu Stande kommenden Verträge. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien, die sich aus der im Hauptvertrag beschriebenen Auftragsdatenverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Mitarbeiter von Auftragnehmer oder durch Auftragnehmer beauftragte Dritte mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers in Berührung kommen können.

§ 1 Definitionen

  1. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO.
  2. Datenverarbeitung im Auftrag ist die Verarbeitung i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers.
  3. Weisung bedeutet alle Anweisungen, die der Auftraggeber an den Auftragnehmer erteilt und mit denen der Auftragnehmer zur Ausführung einer bestimmten Handlung in Bezug auf personenbezogene Daten aufgefordert wird (z. B. Anonymisierung, Sperrung, Löschung, Herausgabe). Die Weisungen werden anfänglich durch den Hauptvertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung).
  4. Erheben, Verarbeiten und Nutzen hat die in Art. 4 Nr. 2 DSGVO definierte Bedeutung.

§ 2 Anwendungsbereich, Verantwortlichkeit

Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die im Hauptvertrag und in der Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages „Verantwortlicher“ im Sinne Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dem Auftragnehmer steht das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

§ 3 Gegenstand und Dauer

Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem Hauptvertrag/Leistungsbeschreibung auf den/die hier verwiesen wird. Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit des Hauptvertrages.

§ 4 Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten

Umfang, Art und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in dem Hauptvertrag.

§ 5 Art der Daten

Gegenstand der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien (Aufzählung/ Beschreibung der Datenkategorien): Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, Geburtsdaten, Vertragsdaten, Identifikationsdaten, Telekommunikationsdaten, Nachrichteninhalte, Nachrichtenanhänge, Nutzungs- und Verbindungsdaten (Metadaten), Bild- und Videodaten, Audio- und Sprachdaten, Fahrzeugdaten, Fahrzeugkennungen (FIN), Fahrzeugzustandsdaten, Stammdaten und Arbeitszeitdaten.

§ 6 Kreis der Betroffenen

Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen umfasst: Interessenten, Kunden, Lieferanten, Dienstleister, Dienstnutzer, Bewerber, Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Handelsvertreter.

§ 7 Berichtigung, Löschung, Sperrung und Herausgabe von Daten

  1. Die im Rahmen des Auftrages verarbeiteten Daten, dürfen von Auftragnehmer nur nach Weisung des Auftraggebers berichtigt, gelöscht oder gesperrt werden.
  2. Der Auftraggeber kann jederzeit während und nach Beendigung dieses Auftrages bzw. des Hauptvertrages die Berichtigung, Löschung, Sperrung und Herausgabe von Daten verlangen.

§ 8 Technisch-organisatorische Maßnahmen

  1. Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.
  2. Auftragnehmer wird technische und organisatorische Maßnahmen zur angemessenen Sicherung der Daten des Auftraggebers vor Missbrauch und Verlust treffen, die den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (Art. 24, 32 DSGVO) entsprechen. Dies beinhaltet insbesondere, sofern dies angemessen ist,
    • Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen die personenbezogenen Daten verarbeitet und genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle),
    • zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle),
    • dafür Sorge zu tragen, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle),
    • dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle),
    • dafür Sorge zu tragen, dass nachträglich geprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle),
    • dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle),
    • dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle),
    • dafür Sorge zu tragen, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können (Trennungskontrolle),
    • dafür Sorge zu tragen, dass keine unbefugte Eingabe von personenbezogenen Daten sowie unbefugte Kenntnisnahme, Veränderung und Löschung von personenbezogenen Daten erfolgt (Speicherkontrolle),
    • dafür Sorge zu tragen, dass das unbefugte Lesen, Kopieren, Verändern oder Löschen von Datenträgern verhindert wird (Datenträgerkontrolle),
    • zu verhindern, dass unbefugte Personen automatisierte Verarbeitungssysteme mit Hilfe von Datenübertragungen nutzen können (Benutzerkontrolle),
    • die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten,
    • die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen,
    • die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen,
    • ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.
  3. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

§ 9 Sonstige Pflichten des Auftragnehmers

  1. Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen können in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.
  2. Auftragnehmer darf Daten nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers erheben, verarbeiten oder nutzen, es sei denn, dass er nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten zur Verarbeitung der Daten verpflichtet ist.
  3. Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.
  4. Auftragnehmer muss den Auftraggeber von Ausnahmen von der Weisungspflicht aufgrund für ihn geltendem Recht unterrichten, es sei denn gerade dieses Recht verbietet solche Mitteilung wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses.
  5. Auftragnehmer hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der seine Tätigkeit gemäß Art. 37, 38, 39 DSGVO ausüben kann. Dessen Kontaktdaten lauten wie Ffolgt: Rechtsanwalt und Fachanwalt für Informationstechnologierecht Dr. Christian Rauda, GRAEF Rechtsanwälte, Jungfrauenthal 8, 20149 Hamburg, Deutschland, datenschutz@dealerdesk.de
  6. Auftragnehmer stellt sicher, dass die mit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichtet werden (Art. 29 DSGVO) und in die Schutzbestimmungen der DSGVO eingewiesen worden sind. Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit fort.
  7. Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, sofern er der Auffassung ist, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.
  8. Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder andere Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers und wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen. Dies gilt auch für etwaige Kontrollhandlungen, Maßnahmen der Aufsichtsbehörde nach Art. 51 – 59 DSGVO oder Ermittlungen nach Art. 83, 84 DSGVO.
  9. Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jederzeit Auskünfte zu erteilen, soweit seine Daten und Unterlagen von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten betroffen sind. Die datenschutzkonforme Vernichtung von Material übernimmt Auftragnehmer auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber. In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe.

§ 10 Rechte und Pflichten des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber ist für die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen allein verantwortlich.
  2. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er bei der Prüfung der Auftragsergebnisse Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.
  3. Die Pflicht zur Führung des Verarbeitungsverzeichnisses nach Art.30 DSGVO liegt beim Auftraggeber.
  4. Dem Auftraggeber obliegen die aus Art. 33 DSGVO resultierenden Informationspflichten.
  5. Der Auftraggeber legt die Maßnahmen zur Rückgabe der überlassenen Datenträger und/oder Löschung der gespeicherten Daten nach Beendigung des Vertrages vertraglich oder durch Weisung fest.

§ 11 Anfragen Betroffener an den Auftraggeber

Ist der Auftraggeber auf Grund geltender Datenschutzgesetze gegenüber einer Einzelperson verpflichtet, Auskünfte zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten dieser Person zu geben, wird Auftragnehmer den Auftraggeber dabei unterstützen, diese Informationen bereit zu stellen, vorausgesetzt der Auftraggeber hat Auftragnehmer hierzu schriftlich aufgefordert.

§ 12 Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde

Auftraggeber und Auftragnehmer und gegebenenfalls deren Vertreter arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

§ 13 Kontrollpflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber überzeugt sich vor der Aufnahme der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von den technischen und organisatorischen Maßnahmen von Auftragnehmer und dokumentiert das Ergebnis. Hierfür kann er etwa Selbstauskünfte des Auftragnehmers einholen oder auf eigene Kosten ein Audit durchführen lassen. In Falle eines Audits trägt Auftraggeber die Kosten der Mitarbeiter von Auftragnehmer, die am Audit mitwirken müssen.

§ 14 Unterauftragsverhältnisse (Subdienstleister)

  1. Die Weitergabe von Aufträgen im Rahmen dieses Vertrages und der in §§ 3, 4, 5, 6 konkretisierten Tätigkeiten an Subunternehmer ist möglich, sofern Auftragnehmer sicherstellt, dass der Subdienstleister die Pflichten aus diesem Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer übernimmt. Erteilt Auftragnehmer Aufträge an Subdienstleister, so obliegt es Auftragnehmer, seine Pflichten aus diesem Vertrag dem Subdienstleister zu übertragen. Es gelten insbesondere die Anforderungen an Vertraulichkeit, Datenschutz und Datensicherheit zwischen den Vertragspartnern dieses Vertrages. Eine Übersicht der Subdienstleister ist auf https://dealerdesk.com/subprocessors hinterlegt.
  2. Dem Auftraggeber sind Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend § 13 einzuräumen. Durch schriftliche Aufforderung ist der Auftraggeber berechtigt, von Auftragnehmer Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt und die Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen des Subdienstleisters zu erhalten, erforderlichenfalls auch durch Einsicht in die relevanten Vertragsunterlagen.

§ 15 Allgemeine Regelungen, Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl

  1. Die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet grundsätzlich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44, 45, 46 DSGVO erfüllt sind.
  2. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen von Auftragnehmer – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Regelungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.
  3. Es gilt deutsches Recht, mit Ausnahme des Kollisionsrechts.
  4. Gerichtsstand ist der sich aus dem Hauptvertrag ergebende Gerichtsstand, sofern dieser in der Bundesrepublik Deutschland liegt. Anderenfalls ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz des Auftragnehmers.